Головна
Реєстрація
Вхід
П`ятниця
29.03.2024
02:17
Вітаю Вас Гість | RSS
Персональний сайт викладача математики та інформатики
Шендрик Людмили Миколаївни

Меню сайту

Статистика

Онлайн всього: 1
Гостей: 1
Користувачів: 0

 Тема 1. 

Поняття документу.

Призначення та класифікація документів.

Документообіг. Загальні правила оформлення документів.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Головна функція документа полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та/або просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Класифікація документів

  1. За найменуванням – заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.
  2. За походженням – службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.
  3. За призначенням – щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).
  4. За формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. Їх друкують або пишуть від руки.
  5. За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.
  6. За ступенем гласності – для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.
  7. За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія – це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є копія, витяг, дублікат. Копія – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
  8. За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

Документообіг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення, називається  діловодством

Єдина державна система діловодства(ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.Запровадження ЄДСД дало змогу досягти єдиного цілого в організації діловодства в країні.

Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документацій них процесів у діяльності держапарату на різних рівнях управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та обов’язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

Документи виконують офіційну,  ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового  характеру.

Відтворюють документи  на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті, диску тощо.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

  • видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
  • не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
  • бути точним, достовірним і переконливим;
  • бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
  • містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
  • бути придатним для тривалого зберігання.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об’єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів.

Більше уваги потрібно приділяти підбору слів. Не слід використовувати в одному реченні однокореневі слова, тавтології.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам’ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв’язку та взаємозалежності – текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

Суб’єкти електронного документообігу – автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Підписувач – особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа.

Посередник – фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб’єктів електронного документообігу.

Автор електронного документа – фізична або юридична особа, яка створила електронний документ.

Адресат – фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, що виконується із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Під час написання тексту укладач повинен дотримуватися таких вимог.

  1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. В тексті документа необхідна певна стандартизація початку та закінчення документа: стійкі (стандартизовані) словосполучення типу:відповідно до…, у зв’язкуз…, з метою…, як виняток … Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома…, Відповідно до попередньої домовленості…, У порядку обміну досвідом… тощо. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини…, розглянувши питання…, порушивши справу…, вступивши до вищого навчального закладу… тощо.
  2. Лексика повинна бути здебільшого нейтральна, вживатися в прямому значенні.
  3. У текстах уживати словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу. Наприклад: рішення надсилається. академія запрошує, управління проводить конкурс, міністерство попереджає. Вживаються усталені мовні звороти, наприклад:вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово тощо. Текст документа повинен чітко і переконливо відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.
  4. Найхарактерніші реченні – прості поширені.
  5. Текст повинен викладатись від третьої особи.

Текст складається з таких логічних елементів:

  • Вступу/ зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.
  • Доказу /викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.
  • Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, ‑складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

 Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

  1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
  2. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться….Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…
  3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
  4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку.
  5. Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядкунаданняматеріальноїдопомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання.
  6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…, Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи….
  7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
  8. Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет – перед присудком; означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова; вставні слова – на початку речення.
  9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь….Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…,університет не гарантує….
  10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію….
  11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную.
  12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
  13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний….

 

 

 


Пошук

Вхід на сайт

Прогноз погоди

вологість:

тиск:

вітер:

вологість:

тиск:

вітер:


Друзі сайту
  • uCoz Community
  • uCoz Manual
  • Video Tutorials
  • Official Template Store
  • Best uCoz Websites

  • Copyright MyCorp © 2024